こんにちは、スガヤです。
PDFファイルを使い情報共有することで書類が減り、デスクや持ち物が整理され業務が効率化されます。
自分も仕事や普段ネットで情報収集をする時はPDFファイルがあるとダウンロードしています。
仕事でPDFファイルを利用してる人もいると思います。
この記事ではPDFファイルのまま、持っておくメリットを解説しています。
パソコンに不慣れな人にも分かりやすい言葉を使いました。
PDFファイルの作り方まで理解できます。
PDFとは何か？初心者にもわかりやすく【簡単に】解説します。
そもそもPDFとは？
ポータブル・ドキュメント・フォーマットの略で、文書ファイルの名前です。
印刷する時と同じ状態を保存することができます。
基本的には編集することができません。
変更をされないように編集の禁止なども設定可能です。
パソコン以外でもスマホやタブレットでも見ることができます。
まさに、情報共有に特化した文書ファイルと言えます。
ちなみに、編集できないように文章を画像ファイルとして保存すると文字が荒くなり読みずらくなります。
【PDFファイル】3つのメリットをわかりやすく解説します。
【メリット1】どこに居ても見ることができる
環境を問わず見ることができます。
ワードで作った文章は基本出来にはワードがないと見ることができません。
PDFファイルならワードがないスマホでも見ることができます。
「誰でも」「どこに居ても」環境を問わず見ることができます。
【メリット2】印刷する必要がない
印刷する必要がないからインクや消耗しません。
スマホやタブレットで見れるなら、印刷して持ち歩く必要がないからです。
印刷して時間とインクを消耗するなら、PDFファイルにしてメールに添付して送る方が早いと思います。
印刷する必要がないので待ち時間がなくストレスも減りますよ。
【メリット3】情報共有が簡単に出来る
メールに添付するメリットはもう1つあります。
メールに添付すると情報共有が楽だということです。
印刷するかは受け取った本人が決めます。
作成者はメールに添付すれば良いだけです。
印刷して配る必要はないので、情報共有が楽です。
PDFリーダーとは何か？わかりやすく解説します。
PDFリーダー（PDFビュワー）について
PDFはPDFリーダーがないと見ることができません。
ワードのファイルはワードで見るように、PDFはPDFリーダーがないと見ることはできないです。。
アドビ社のPDFリーダーは有名です。
自分もアドビ社のAcrobat Readerを使っています。
無料で使えるのでダウンロードをおすすめします。
PDFリーダーが不要な場合
インターネット上のPDFファイルを見るのならPDFリーダーはいりません。
「Google chrome」や「Microsoft Edge」「Apple Safari」などのブラウザはPDFを見れる様になっています。
問題はインターネットにつないでいないと見れない点です。
その場合は「印刷する」か「ダウンロードして保存する」ことでいつでも見ることができます。
インターネット上ならPDFリーダーがなくても、PDFファイルを見ることができます。
PDFファイルの簡単な作り方
PDFファイルを作るのは簡単です。
ワード（エクセルでも同じ）で名前を付けて保存をする時にファイルの種類でPDFを選べば簡単に作れます。
※上記の画像の赤い矢印のところです。
簡単に出来るので、皆さんもぜひ作ってみてください。
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